Conditions générales 

 

1. Informations générales

 

• Forme et identification

Le Cabinet est organisé sous la forme d’une société à responsabilité limitée de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1023.272.695, et identifiée à la TVA sous le numéro BE1023.272.695.

 

• Siège

Le siège du Cabinet est établi à Chemin du Cyclotron 6 à 1348 Louvain-la-Neuve.

 

• Contact et réclamations

Pour toute information, demande ou plainte, vous pouvez contacter le Cabinet via :

- Email : eleonore.collys@avocat.be

- Site internet : https://www.eleonorecollys.be

 

• Barreau – déontologie

L’avocat exerçant au sein du Cabinet est inscrit à l’Ordre du barreau du Brabant wallon et est soumis au Code de déontologie établi par Avocats.be, consultable sur le site d’Avocats.be. Il porte le titre d’avocat octroyé en Belgique.

 

• Assurance responsabilité civile professionnelle

Le Cabinet est couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle : Ethias, rue des Croisiers 24 à 4000 Liège. Couverture géographique : monde entier à l’exception des États-Unis d’Amérique et du Canada.

 

• Champ d’application

Les présentes conditions générales et les conditions particulières qui les accompagnent (ci-après ensemble les « Conditions ») s’appliquent à toutes les prestations fournies ou à fournir par ou au nom du Cabinet et à toutes les relations juridiques entre le Cabinet et le client, ainsi qu’avec les tiers concernés.

Le fait de confier un dossier au Cabinet emporte adhésion aux Conditions pour ce dossier et les dossiers ultérieurs, sous réserve des adaptations dont elles peuvent faire l’objet et dont le client sera informé.

Si le client reçoit les Conditions après avoir confié le dossier, l’adhésion est réputée résulter de l’absence de retrait du dossier après communication des Conditions.

 

2. Objet de la mission

 

• Nature des prestations

Le client charge le Cabinet de la défense de ses intérêts dans le cadre d’une mission de conseil, assistance, négociation, défense ou représentation devant les cours et tribunaux ou les instances devant lesquelles le client est invité à comparaître (activité d’avocat – code NACEBEL 2008 : 69101).

 

• Définition de la mission

L’objet précis de la mission est défini, selon les circonstances :

- Dans la lettre d’engagement/conditions particulières remise au début de la relation, et/ou

- Dans toute autre communication écrite entre le Cabinet et le client.

 

Toute modification substantielle de la mission en cours de dossier fait l’objet d’une information préalable et requiert l’accord du client.

 

3. Début de la mission – échanges d’informations

 

• Démarrage

Sauf accord contraire, la mission commence lorsque les parties se sont accordées :

1. Sur l’objet de la mission,
2. Sur les conditions financières,
3. Sur l’application des présentes Conditions, et, le cas échéant, après paiement de la provision demandée.

Si le Cabinet doit intervenir avant d’avoir reçu l’accord formel du client, il transmet les Conditions et les tarifs dès que possible.

 

• Information du client par le Cabinet

Sauf dispense du client, le Cabinet informe celui-ci, sur la base des éléments communiqués et de l’état du droit :

- Des options envisageables et issues possibles,

- De l’opportunité de recourir à des modes amiables de règlement (conciliation, négociation, médiation, droit collaboratif…), conformément notamment à l’article 444, alinéa 1^er du Code judiciaire,

- Du déroulement de la procédure (dates utiles, pièces et moyens adverses, décision et voies de recours).

Le Cabinet communique, dans la mesure du possible, par écrit.

 

• Obligations d’information du client

Le client s’engage à communiquer spontanément au Cabinet, de manière complète et exacte, toutes informations et pièces utiles, et à transmettre sans délai toute information ou pièce nouvelle en cours de dossier.

En cas d’information inexacte, incomplète ou tardive, le client supporte les conséquences dommageables de ce manquement.

 

4. Honoraires, frais, facturation et paiement

 

• Mode de calcul

Les honoraires sont en règle générale calculés par unités de six (6) minutes, sur la base du/des taux horaire(s) convenu(s), éventuellement combinés à un honoraire de résultat. Les taux peuvent être révisés à intervalles réguliers.

Il est impossible de prédire, au commencement d’un dossier et avec un degré raisonnable de certitude le volume du temps qui devra être investi dans la défense de droits litigieux, ceci dépend en grande part du contenu du dossier adverse, de la qualité de ses moyens juridiques voire des dispositions mentales de la partie opposée (volonté de conciliation, prévalence du réalisme économique ou juridique ou choix du conflit total, ….).

 

• Frais de structure

Le taux horaire comprend une contribution aux frais généraux du Cabinet (secrétariat, dactylographie, téléphone, ICT, etc.).

 

• Frais non inclus

Les honoraires ne couvrent pas notamment :

- Déplacements et séjours en dehors de Bruxelles et du Brabant wallon,

- Frais de justice/procédure, huissiers, notaires,

- Frais spécifiques (paralegals, traduction, expertise, consultants externes, data-room, timbres fiscaux, recommandés, porteur, etc.),

- Débours (droits de greffe ou autres frais avancés au nom et pour compte du client).
Ces montants sont facturés séparément au prix de revient.

 

• Provisions et factures intermédiaires

Le Cabinet facture en principe par états intermédiaires périodiques. Il peut demander une ou plusieurs provisions avant et/ou pendant le traitement du dossier. Les provisions sont imputées sur le décompte final. Les factures provisionnelles ne reflètent pas nécessairement l’état d’avancement du dossier.

 

• TVA

Les prestations sont soumises à la TVA belge au taux en vigueur lorsque, selon le Code belge de la TVA, elles sont localisées en Belgique. Si les prestations sont localisées à l’étranger, les montants sont facturés hors TVA belge, sans préjudice d’une TVA éventuellement due dans le pays du client.

 

• Indemnité de procédure

En contentieux, la juridiction peut condamner la partie perdante au paiement d’un montant forfaitaire (indemnité de procédure) au bénéfice de la partie gagnante, qui ne correspond pas nécessairement aux honoraires et frais réellement facturés.

 

• Exigibilité

Sauf mention contraire, les factures sont payables au comptant, sur le(s) compte(s) bancaire(s) mentionné(s) sur la facture.

 

• Retard de paiement – suspension

En cas de non-paiement à l’échéance :

- Des intérêts moratoires de 1 % par mois sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable ;

- Une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé est due à titre de dommages-intérêts.

Le Cabinet se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations ou d’y mettre fin, moyennant un délai de préavis raisonnable, notamment en cas de non-paiement des provisions ou factures, ou pour tout motif grave.

 

• Adresse de paiement

Les provisions, factures et états de frais sont payables à l’adresse mentionnée dans les conditions particulières / lettre de mission.

 

• Compte de tiers – compensation

Les sommes reçues ou détenues pour compte du client sont déposées sur un compte de tiers, conformément aux règles du barreau.

Le client autorise le Cabinet à prélever sur ces fonds les sommes dues au titre d’honoraires, frais, débours et provisions, après information préalable écrite, avec communication des états justificatifs.

Sauf accord exprès et écrit du client, aucun prélèvement n’est opéré sur des sommes insaisissables (ex. pensions alimentaires).

 

• Intervention d’un tiers

Si le client bénéficie d’un tiers payant (assurance, etc.), il en informe le Cabinet sans délai et communique les conditions d’intervention (plafond, modalités, etc.).

 

• Facturation – responsabilité du client

Les factures sont établies au nom du client. Le client demeure tenu au paiement des honoraires, frais et débours, indépendamment de la prise en charge (totale ou partielle) par le tiers payant, et supporte tout dépassement et/ou refus.

 

• Aide juridique

Le Client reconnaît être informé de l’existence du « Bureau d’Aide Juridique » et du service que cette organisation dispense aux personnes à faibles revenus. Le client s’engage, s’il le souhaite, à contacter le B.A.J. (Palais de Justice II de Nivelles, rue Clarisse 115 , tél : 067/89 51 90  ; e-mail : contact@bajbw.be) afin de vérifier s’il présente les conditions d’admission à l’aide juridique totale ou partielle. Dans l’affirmative, il en informera immédiatement l’Avocat.

 

5. Modalités de collaboration

 

• Usage des moyens de communication

Dans la mesure du possible, le client est invité à privilégier les échanges écrits (courrier postal, courrier électronique ou télécopie) plutôt que les appels téléphoniques. Les échanges téléphoniques non planifiés peuvent nuire à l’efficacité du traitement des dossiers et doivent, à ce titre, rester exceptionnels.

Les demandes de nature administrative (prise de rendez-vous, transmission de documents, informations pratiques, etc.) doivent être adressées au Cabinet.

Sauf indication contraire, les correspondances sont transmises sous pli simple. Les documents originaux sont adressés sous pli recommandé.

 

• Déontologie de l’Avocat

L’Avocat exerce sa mission dans le strict respect des règles déontologiques de la profession.

Ces règles, fondées notamment sur la loyauté des débats et l’égalité des droits des parties, garantissent le bon déroulement des procédures et la protection des intérêts du client. Elles impliquent le respect de principes essentiels tels que la communication contradictoire des pièces et le comportement loyal à l’égard des juridictions et des confrères. Mais ces règles impliquent des actes matériels particuliers (tels que la communication de toute pièce à l’adversaire, l’interdiction de prendre avantage devant le juge lorsque le Conseil adverse est malade ou imprévisiblement empêché, ….) qui représentent un certain coût. Le client accepte de supporter ce coût tel qu’il apparaîtra du relevé des prestations de l’Avocat.

 

6. Recours à des tiers

 

• Choix et information

Si l’intervention de tiers est nécessaire (huissier, traducteur, expert, conseil spécialisé, etc.), le Cabinet se concerte avec le client dans la mesure appropriée et agit avec diligence dans la sélection.

 

• Responsabilité

Le Cabinet n’est pas responsable des fautes ou manquements des tiers intervenants. Le Cabinet peut accepter au nom du client les limitations de responsabilité stipulées par ces tiers.

 

• Paiement des tiers

Le client s’engage à payer sans délai les factures relatives aux tiers intervenants conformément au présent article.

 

7. Confidentialité – secret professionnel

 

• Secret professionnel

Toute correspondance adressée au client est couverte par le secret professionnel et réservée à l’usage exclusif du/des destinataire(s).

 

• Correspondances confidentielles

Sauf correspondance émanant d’un avocat mandataire de justice, les correspondances du Cabinet adressées au client, à un autre avocat ou aux autorités ordinales sont en règle générale confidentielles.

Le client s’engage à ne pas les communiquer à des tiers et à ne pas en faire usage.

 

• Utilisation des livrables

Les avis, documents et résultats des prestations sont destinés à l’information exclusive du client.

Ils ne peuvent être copiés, cités ou rendus publics (sauf usage interne) sans accord préalable du Cabinet, sauf obligation légale ou d’une autorité compétente (le client en informera le Cabinet, sauf interdiction légale).

 

• Conflits d’intérêts – clients concurrents

Dans le respect strict du secret professionnel et des règles déontologiques, le Cabinet peut accepter des dossiers pour d’autres clients, y compris concurrents, et/ou aux intérêts opposés, dans les limites autorisées par les règles applicables.

 

8. Protection des données (RGPD)

Le Cabinet s’engage à respecter la réglementation applicable relative à la protection des données à caractère personnel.

Les modalités détaillées de traitement des données sont décrites dans la politique RGPD.

 

9. Responsabilité

 

• Limitation

Sauf fraude, dol ou faute lourde dans les limites permises par le droit applicable, la responsabilité contractuelle et extracontractuelle du Cabinet est limitée au montant couvert par son assurance responsabilité civile professionnelle.

 

• Faits imputables au client

Le Cabinet n’est pas responsable des dommages liés à des actions, omissions, négligences, informations fausses/incomplètes ou actes irréguliers du client, de ses dirigeants, employés, mandataires, intermédiaires ou sous-traitants.

 

• Tiers et conseils externes

Toute responsabilité du Cabinet pour des dommages résultant (directement ou indirectement) d’une faute d’un tiers intervenant est exclue dans les limites permises par la loi.

 

• Utilisation détournée des documents

Le Cabinet décline toute responsabilité en cas d’utilisation des documents dans une forme autre que celle remise, ou hors du contexte pour lequel ils ont été établis.

 

• Force majeure

Le Cabinet n’est pas responsable des retards ou inexécutions dus à des circonstances raisonnablement hors de son contrôle.

 

10. Prévention du blanchiment et du financement du terrorisme (AML)

 

• Obligations légales

Lorsque la loi l’exige (notamment loi du 18 septembre 2017), le Cabinet procède à l’identification du client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif, et exerce une vigilance conforme aux règles applicables.

 

• Collaboration du client – fin de mission

Le client s’engage à fournir les informations et documents requis et à notifier tout changement.

À défaut de coopération dans les délais requis (notamment dans les deux semaines suivant une demande), le Cabinet peut mettre fin à son intervention conformément aux règles professionnelles.

Dans certaines hypothèses légales, le Cabinet peut être contraint d’informer le bâtonnier conformément aux règles applicables.

 

11. Dispositifs transfrontières – DAC 6

 

• Champ d’application

Certaines prestations transfrontalières peuvent relever de la loi du 20 décembre 2019 transposant la directive (UE) 2018/822 (DAC 6).

 

• Secret professionnel

Lorsque le Cabinet intervient dans le cadre de l’analyse de la situation juridique ou de la défense des droits du client, une exonération peut s’appliquer en raison du secret professionnel ; l’obligation de déclaration peut alors être transférée à un autre intermédiaire ou, à défaut, au contribuable, qui en sera informé.

 

• Absence de responsabilité

Le Cabinet ne peut être tenu responsable de l’absence de déclaration ou d’irrégularités en lien avec une déclaration DAC 6 lorsque celle-ci ne lui incombe pas. Le cas échéant, une mission spécifique de déclaration peut être confiée au Cabinet, selon modalités à convenir.

 

12. Droit de rétractation (consommateur – contrat à distance)

 

• Principe

Uniquement si le client est un consommateur et si le contrat est conclu à distance, le client dispose de 14 jours calendrier pour se rétracter sans motif.

 

• Délai

Le délai expire 14 jours après la conclusion du contrat.

 

• Notification

La rétractation se fait via une déclaration dénuée d’ambiguïté ou le modèle suivant :

« À l’attention de : [Cabinet / coordonnées complètes]

Email : [●]

Date : [●]

Je/Nous notifie/notifions par la présente ma/notre rétractation du contrat de prestation de services conclu le [●]

Nom : [●]

Adresse : [●]

Signature (si papier) : [●] »

 

• Remboursement

En cas de rétractation, le Cabinet rembourse les avances reçues dans les 14 jours suivant la notification, via le même moyen de paiement, sauf accord contraire.

 

• Exécution pendant le délai

Le client reconnaît perdre son droit de rétractation lorsque l’exécution des services a commencé après son accord préalable exprès et renonciation expresse, ou lorsque le service a été pleinement exécuté dans les conditions prévues par la loi.

 

13. Fin de mission – conservation et destruction des archives

 

• Fin à l’initiative du client

Le client peut mettre fin à la mission à tout moment par écrit. En cas de succession régulière de dossiers / abonnement, un préavis ou une indemnité peut être convenu.

 

• Fin à l’initiative du Cabinet

Le Cabinet peut mettre fin à la mission à tout moment par écrit. Il posera les actes conservatoires nécessaires et accordera un délai raisonnable au client pour organiser sa défense.

 

• Restitution du dossier

À première demande, le Cabinet met les pièces à disposition du client ou de l’avocat désigné par lui.

 

• Conservation

Le Cabinet conserve les archives durant 5 ans à compter de la date où :

- Le client met fin à la mission ; ou

- Le Cabinet met fin à la mission ; ou

- Le dossier est clôturé (achèvement de la mission).

 

• AML : conservation renforcée

Pour les dossiers soumis à la loi du 18 septembre 2017, les documents d’identification sont conservés 10 ans.

 

• Destruction – récupération des pièces

À l’expiration des délais, le Cabinet peut détruire les pièces après information écrite du client et octroi d’un délai raisonnable pour récupération.

L’envoi des pièces se fait aux frais du client ; le Cabinet peut exiger le paiement préalable.

 

14. Droit applicable – juridiction compétente – dispositions diverses

 

• Droit applicable

Les relations contractuelles entre le Cabinet et le client sont régies par le droit belge.

 

• Règlement amiable

Les parties s’engagent à tenter de résoudre leurs différends par voie amiable (conciliation, médiation, droit collaboratif, ombudsman avocat-consommateur (LIGECA), arbitrage, etc.).

 

• Juridictions compétentes

À défaut d’accord amiable, les juridictions de l’ordre judiciaire dans le ressort duquel se situe le Cabinet sont seules compétentes, soit le Tribunal de première instance du Brabant wallon, sans préjudice des compétences des instances professionnelles.

 

• Stipulation pour autrui (si utile en unipersonnel)

Les dispositions des Conditions sont stipulées également au bénéfice des personnes qui collaborent ou ont collaboré avec le Cabinet (employés, sous-traitants, consultants), dans la mesure permise par le droit applicable.